Die Vergabestelle erwartet eine erste Auseinandersetzung mit den Vergabeunterlagen, insbesondere mit der spezifisch am Projekt ausgerichteten Leistungsbeschreibung der Projektsteuerungsleistungen. Für die Zuschlagsentscheidung ist wichtig, welche Erkenntnisse die Bieter aus den vorhandenen Unterlagen zur Niederlausitzhalle ziehen und welche ersten Ansätze sie hieraus ableiten, zudem: Herangehensweise zur Erstellung einer Raumbedarfsplanung vor dem regulärem Planungsbeginn (Phase 0), mit Nutzerbeteiligung auf Grundlage der Projektskizze. Je konkreter und genauer die Bieter vermitteln, dass sie das Projekt anhand der Unterlagen bereits durchdrungen haben, umso besser wird das Angebot bewertet.

Die Vergabestelle erwartet eine Darstellung der Herangehensweise an komplexe fachtechnische Aufgabenstellungen anhand von praktischen Beispielen. Die Darstellung soll anhand von realisierten Bauprojekten, die mit dem geplanten Vorhaben vergleichbar (Tagungs-/Konferenz-/Multifunktions- oder Veranstaltungszentrum) sind, erfolgen und kann durch Zeichnungen, Details, Skizzen, Diagramme, Tabellen u. ä., die die Arbeitsweise veranschaulichen, ergänzend verdeutlicht werden. Eine weitergehende Ausarbeitung ist nicht verlangt und wird auch nicht der Bewertung zu Grunde gelegt.

Bei einem langlaufenden Projekt wie diesem ist für die Vergabestelle vor allem eine konsequente Steuerung wichtig. Daher ist es der Vergabestelle wichtig, zu erkennen, ob und in welchem Umfang der Bieter für einen reibungslosen Ablauf des Gesamtprojekts sorgen werden und erforderliche Entscheidungen optimal vorbereiten. Der Vergabestelle geht es dabei um eine möglichst projektspezifische, nicht abstrakte Einschätzung zu den Problemstellungen/Projektanforderungen zur Qualitätssicherung in allen Projektstufen und Leistungsphasen. Die Stadt hat eigene Formulare zum Projektmanagement. Die Vergabestelle bittet um eine Auseinandersetzung hiermit und um eine Vorstellung eigener Formulare.

Die Vergabestelle erwartet Erläuterungen zu den beabsichtigten Instrumenten der Projektbearbeitung, sei es in technischer, als auch organisatorischer Weise. Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Qualitätssicherung hinsichtlich der Termine, Kosten und Schnittstellen zwischen den am Projekt Beteiligten sowie der Umgang mit Störungen und Krisensituationen. Die Vergabestelle möchte erfahren, welche Maßnahmen der internen und externen Qualitätskontrolle die Bieter bei Erbringung ihrer Steuerungsleistungen ergreifen.
Der Vergabestelle ist wichtig, dass der Bieter so früh wie möglich im Projekt für eine regelmäßige örtliche Präsenz sorgt, damit die Kommunikation mit dem Auftraggeber und Dritte jederzeit uneingeschränkt gewährleistet ist, nicht nur per Videokonferenzen. Außerdem ist die örtliche Präsenz sowie stetige Kommunikation auch für die laufenden Abstimmungen mit den Objekt- und Fachplanern sowie später mit den ausführenden Unternehmen unerlässlich. Je konkreter und projektspezifischer der Bieter diese Aspekte verdeutlicht und für die gewünschte örtliche Präsenz sorgt, umso besser wird das Angebot bewertet.
Für die Vergabestelle ist es zudem wichtig, zu erfahren, wie der Bieter seinen Personaleinsatz im Projekt plant, mit Vertretungsregelungen. Der Vergabestelle geht es insbesondere um die Kapazitätsplanung und die Einsatzplanung in den einzelnen Projektstufen, also Anzahl der Projektsteuerer und der Planer. Dabei sind für die Vergabestelle auch Ausführungen zur Organisation und Arbeitsabläufe sowie die Kommunikation im Team interessant. Darstellung aller weiteren Mitglieder des vorgesehenen Projektteams in der Planungs- und Ausführungsphase mit Aussagen zu Ihren Qualifikationen und zeitlichen Verfügbarkeit.

Die Vergabestelle erwartet Erläuterungen zur konkreten beruflichen Qualifikation des Projektleiters / der Projektleiterin und deren Stellvertretung. Von Interesse für die Vergabestelle sind die Ausbildung, berufliche Erfahrung / Werdegang und persönliche Referenzen in Bezug auf vergleichbare Projekte sowie zeitliche Verfügbarkeit (Einbindung in andere Projekte), ferner die konkreten Erfahrungen in der Funktion als Projektleiter / Projektleiterin. Die Vergabestelle bewertet außerdem, wie aussagekräftig und überzeugend die Erläuterungen des Bieters in Bezug auf seine interne Organisation sind. Das betrifft insbesondere den voraussichtlichen Personaleinsatz und die Kapazitätsplanung.

Honorar für Pauschalen und zusätzliche Leistungen

Die Vergabestelle fordert als Mindeststandard (Mindestbedingung) den Nachweis des Abschlusses einer Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen von 1 Mio. EUR für Personenschäden und 1 Mio. EUR für Sach-/Vermögensschäden, jeweils zweifach maximiert. Sofern die Versicherungssummen derzeit niedriger sind, ist jedenfalls eine entsprechende Erklärung der Versicherung vorzulegen, dass die hier geforderten Mindestdeckungssummen im Zuschlagsfall bereitgestellt werden (Bereitstellungserklärung).

Die Vergabestelle fordert als Mindeststandard (Mindestbedingung) in den drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahren einen Umsatz von jährlich 600.000,00 EUR, als Durchschnittswert der drei letzten Geschäftsjahre, im Bereich Projektsteuerung.

Die Vergabestelle fordert als Mindeststandard (Mindestbedingung) in den letzten 3 Jahren eine Mitarbeiterzahl von 3 dauerhaft im Bereich Projektsteuerung beschäftigten Architekten und Ingenieuren.

Mindestens ein abgeschlossenes Referenzprojekt, welche die Projektsteuerung gem. AHO-Leistungsbild Projektsteuerung i.S. § 2 AHO-Heft Nr. 9 von Tagungs-, Konferenz-, Multifunktions- und/oder Veranstaltungszentren betrifft, Baukosten (KG 200-600) mindestens 20 Mio. EUR (brutto);
Mindestens ein abgeschlossenes Referenzprojekt zur Projektsteuerung, bei welchem Planung und Bau ganz oder anteilig durch öffentliche EU-Zuwendungen finanziert wurden; die Projektsteuerungsleistungen müssen sich bei diesem Projekt auf die Begleitung der Fördermittelabwicklung erstreckt haben, Baukosten (KG 200-600) mindestens 10 Mio. EUR;
Mindestens ein abgeschlossenes Referenzprojekt für die Erstellung eines Raumprogramms für ein Tagungs-, Konferenz-, Multi-funktions- und/oder Veranstaltungszentrum, Baukosten (KG 200-600) mindestens 10 Mio. EUR.
Alle Projekte müssen nach dem 01.01.2016 begonnen haben und abgeschlossen sein. Ein genanntes Projekt kann auch sämtliche, oben aufgestellten Mindeststandards erfüllen.