Kauf einer TR-RESISCAN-konformen Hochleistungsscanstrecke

Die Stadtverwaltung Cottbus beabsichtigt den Kauf einer TR-RESISCAN-konformen (BSI TR 03138) Scan-Hard- und Software- Lösung, die in der Lage ist, den Zeitaufwand für die Dokumentenvorbereitung von täglicher Eingangspost und Bestandsakten im Sinne einer besseren Effizienz zu minimieren. Ziel soll es sein, ein Papierdokument möglichst in einem Durchlauf zu öffnen und am Ende dieses Prozesses ein gesiegeltes Digitalisat zu erhalten, das in verschiedensten Formaten und Qualitäten verarbeitet werden kann und an das DMS der Stadt Cottbus übertragen werden kann. Ebenfalls im Vordergrund bei der Beschaffung steht eine möglichst einfache Bedienung und hohe Barrierefreiheit des Systems, damit die Bedienung auch durch schwerbehinderte oder gleichgestellte Beschäftigte erfolgen kann. Hierzu ist es unter anderem notwendig, dass die zu beschaffende Hardware über ein integriertes Brieföffnungssystem verfügt, wodurch geschlossene Briefe unterschiedlicher Formate automatisch geöffnet und offengehalten werden können. Dem Scanpersonal soll eine möglichst unkomplizierte Einsichtnahme in die geöffneten Briefe, sowie eine einfache und schnelle Entnahme der zu sichtenden Post ermöglicht werden. Im Sinne der Barrierefreiheit sind ebenfalls Aspekte wie die einfache Verarbeitung sämtlicher Materialien durch das Scangerät aber etwa auch die Möglichkeit, Kurzbefehle programmieren und einfach nutzen zu können, notwendig. Neben dem täglichen Posteingang soll die Scan-Lösung auch dazu geeignet sein, Alt- und Bestandakten zügig verscannen zu können.

Auf das Vergabeverfahren findet das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.06.2013 (BGBl. I, Seite 1750, berichtigt Seite 3245) Anwendung.

§160 GWB lautet auszugsweise:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfverfahren nur auf Antrag ein.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat.

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Außerdem wird auf § 180 GWB ("Schadensersatzanspruch bei Rechtsmissbrauch") in Verbindung mit §§ 160 und 171 GWB verwiesen (besonders § 180 (2) Nr. 2 GWB).

Rückfragen sind nur über die Kommunikation des Vergabemarktplatzes Brandenburg bis zum 13.01.2025 möglich.

Bitte um Beachtung: Es werden nur elektronische Angebote zugelassen, die über das Bietertool des Vergabemarktplatzes Brandenburg eingehen!

Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen:
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters/Bewerbers Unklarheiten, so hat der Bieter/Bewerber die Vergabestelle unverzüglich vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.

Teilnahme am Verfahren über den Vergabemarktplatz Brandenburg:
Nur durch das Bestätigen der Teilnahme am Verfahren können Sie folgende Vorteile nutzen:
Sie werden über neue Nachrichten der Vergabestelle automatisch per E-Mail informiert (z.B. Änderungen an den Vergabeunterlagen).
Sie können direkt über den Kommunikationsbereich der Vergabestelle eigene Nachrichten zukommen lassen.
Ohne Bestätigung der Teilnahme an diesem Verfahren erfolgt keine E-Mail Benachrichtigung über neue Nachrichten der Vergabestelle (z.B. Aktualisierung der Vergabeunterlagen).

Eine Anleitung für die elektronische Angebotsabgabe finden Sie unter folgendem Link:
https://support.cosinex.de/unternehmen/display/company/Tipps+zur+elektronischen+Angebotsabgabe

Zentrales Vergabemanagement

Die Stadtverwaltung Cottbus behält sich vor, weitere Nachweise und Erklärungen zur Prüfung der unternehmensbezogenen Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit nachzufordern.

Einzureichende Unterlagen:
- vollständig ausgefülltes und signiertes Angebotsformblatt (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- vollständig ausgefüllte(s) Leistungsverzeichnis(se)/Kostenangebot(e) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Erklärung Sanktionspaket zur Umsetzung von Artikel 5ki Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)