Nachricht:

Sehr geehrte Damen und Herren,
im Auftrag der Vergabestelle -Fachbereich Schulen- gebe ich Ihnen nachfolgende Bieterfragen sowie entsprechende Antworten zur Kenntnis.

Frage:
Sehr geehrte Damen und Herren, laut Ausschreibung dürfen keine Aluminiumschalen verwendet werden.
Wir als Anbieter fragen daher, ob für die Sonderkost/Allergiker die Aluminiumschale als Tiefkühlware angeliefert werden kann, die Aufbereitung/Erhitzung dann aber in GN-Behältern erfolgt. Ist das zulässig oder ist auch im tiefgekühlten Zustand die Aluschale verboten?
Antwort:
Eine Verwendung von Aluminiumschalen ist generell ausgeschlossen. Siehe Punkt 12.2 der Leistungsbeschreibung. Bitte verwenden Sie alternative Menüschalen.

Wir bitten um Beachtung bei der Angebotserstellung.


Mit freundlichen Grüßen
i.A. Mario Romberg
Stadtverwaltung Cottbus
Zentrales Vergabemanagement
Neumarkt 5
D-03046 Cottbus

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Sehr geehrte Damen und Herren,
im Auftrag der Vergabestelle -Fachbereich Schulen- gebe ich Ihnen nachfolgende Bieterfragen sowie entsprechende Antworten zur Kenntnis.

im Rahmen der Besichtigung der Schulen sind bei uns einige Fragen aufgekommen.
Frage:
1. Leider haben wir für keine Schule eine Inventarliste bzw. eine Übersicht über Equipment oder Inventar erhalten. Wird diese zur Kostenplanung von Neuanschaffungen nachgereicht?
Antwort:
Die aktuell vorhandene Ausstattung der Küchen finden Sie in Anlage C und D der Leistungsbeschreibung.

Frage:
2. Müssten wir zur Überbrückung eine Spülmaschine stellen, falls die Bauarbeiten in der Umweltschule Dissenchen nicht rechtzeitig fertigwerden sollten und somit nicht die von der Stadt gestellte Spülmaschine verfügbar ist?
Antwort:
Ein Geschirrspüler in der Übergangsphase ist bieterseits nicht notwendig.

Frage:
3. Sind die beiden für die Umweltschule Dissenchen vorgesehenen Aufbereitungsgeräte, die der Caterer stellen soll, bindend? Da wir mit unserem Verpflegungssystem keine Verwendung für diese hätten, wäre eine Anschaffung der Geräte nicht vonnöten.
Antwort:
Die im Grundriss Neubau Grundschule Dissenchen grün gekennzeichnete Küchenausstattung sind durch den Caterer entsprechend seines Verpflegungssystems selbst zu stellen oder wegzulassen.

Frage:
4. Im Haus B der Regine-Hildebrand Grundschule erhält eine Kita, die im gleichen Gebäude ansässig ist, Essen aus der selben Küche, die für die Grundschule vorgesehen ist. Wie verhält es sich bei Nichtausschreibung der Einrichtung aber Nutzung der gleichen Ausgabestelle / Personal etc.?
Antwort:
Zukünftig werden im Haus B nur die Schul- und Hortkinder mit Mittagessen versorgt. Ein Mitversorgung der Kita ist nicht durch den Schulträger vorgesehen.

Frage:
5. Laut den Ausschreibungsunterlagen ist eine Preisanpassung erstmalig nach 2 Jahren Laufzeit möglich. Wie verhält es sich bei aktuell unplanbaren Veränderungen durch gesetzliche Mindestlohnerhöhung z.B.?
Antwort:
Wie in allen Bereichen des wirtschaftlichen Lebens, obliegt es Ihnen eventuelle Anpassungen durch den Gesetzgeber mit einzukalkulieren.

Frage:
6. Der Vesperpreis pro Portion darf nicht höher als 1,50EUR Brutto sein. Wie verhält sich dies bei der Sportbetonten Grundschule (Los2)? Dort wird eine Servicekraft zur Vespervorbereitung benötigt.
Darf auch hier der Preis von 1,50EUR Brutto nicht überschritten werden?
Oder dürfen die Servicekosten zusätzlich berechnet, angewiesen und im Angebot erfasst werden, ohne Nachteile?
Antwort:
Die Servicekraft ist in den 1,50 Euro enthalten.



Wir bitten um Beachtung bei der Angebotserstellung.


Mit freundlichen Grüßen
i.A. Mario Romberg
Stadtverwaltung Cottbus
Zentrales Vergabemanagement
Neumarkt 5
D-03046 Cottbus

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Sehr geehrte Damen und Herren,
im Auftrag der Vergabestelle -Fachbereich Schulen- gebe ich Ihnen nachfolgende Bieterfragen sowie entsprechende Antworten zur Kenntnis.

auf Ihre Bieterantworten 2 stellen sich für uns noch Nachfragen:
Frage:
8.33. Antwort 2 - Die 1,50EUR sind je Versorgungstag zu kalkulieren - verstehen wir es richtig, wenn eine Einrichtung Frühstücks- und Vesperware möchte soll dieser Betrag mit je 0,75EUR je Mahlzeit laut Ihren Snackvorgaben kalkuliert werden?
Antwort:
Ja, das verstehen Sie richtig. Dies betrifft jedoch nur die Reinhard-Lakomy Grundschule und auch dort nur während der Ferien. Weiterhin ist diese Schule nur optionaler Bestandteil der Ausschreibung.

Frage:
Bieterantworten 2 /Antwort 3 - verstehen wir es richtig, dass somit eine Mischkalkulation (Mittag inkl. Service, Ware Vesper und Ware Frühstück und Vesper R. Lakomy GS sowie Sportbetonte Schule Vesper inkl. Zubereitung) für alle Schulen in beiden Losen anzusetzen ist, da es nur ein Preis je Los einzureichen gilt?
Antwort:
Die Lospreise beziehen sich ausschließlich auf die Mittagsverpflegung (Mittag inkl. Servicedienstleistungen). Das heißt, für alle Schulen in den jeweiligen Losen ist der gleiche Preis anzusetzen, da nur ein Preis je Los einzureichen gilt.

Für die Frühstück- und Vesperverpflegung steht Ihnen separat max. 1,50 EUR pro Versorgungstag und Essenteilnehmer zur Verfügung.

Frage:
Wenn ein Caterer bei der Besichtigung feststellt, dass der Platz ausreichend wäre, um das System Cook&Chill umzusetzen, wer übernimmt die Kosten zur Verlegung von Starkstrom?
Antwort:
Der Schulträger würde die Kosten zur Verlegung von Starkstrom übernehmen. Aufgrund der baulichen Gegebenheiten und unter haushälterischen Gesichtspunkten kann dies gegebenenfalls nicht sofort nach der Übergabe erfolgen, sondern eher im Laufe der Vertragslaufzeit.

Wir bitten um Beachtung bei der Angebotserstellung.


Mit freundlichen Grüßen
i.A. Mario Romberg
Stadtverwaltung Cottbus
Zentrales Vergabemanagement
Neumarkt 5
D-03046 Cottbus

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Sehr geehrte Damen und Herren,
im Auftrag der Vergabestelle -Fachbereich Schulen- gebe ich Ihnen nachfolgende Information zur Kenntnis.

Von der Vergabestelle wurde die Wertungsmatrix nocheinmal angepasst, um die Wahrscheinlichkeit eines Punktegleichstandes mehrerer Bieter zu minimieren.
Die Wertungsmatrix wurde direkt in der Leistungsbeschreibung geändert, ansonsten wurde nichts geändert.


Mit freundlichen Grüßen
i.A. Mario Romberg
Stadtverwaltung Cottbus
Zentrales Vergabemanagement
Neumarkt 5
D-03046 Cottbus

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Sehr geehrte Damen und Herren,
im Auftrag der Vergabestelle -Fachbereich Schulen- gebe ich Ihnen nachfolgende Bieterfragen sowie entsprechende Antworten zur Kenntnis.

Frage:
Laut der Leistungsbeschreibung unter:
8.1. Abmeldung bis 8 Uhr - verstehen wir es richtig, dass hiermit nicht die Frühstücksmahlzeit gemeint ist?
Antwort:
Die Möglichkeit der Abmeldung des Frühstücks ist bis 08:00 Uhr des Vortages zu gewährleisten.

Frage:
8.3.3. wie kann ein Caterer unter den Vorgaben Rohkost- u. Gemüseanteil/Getränke und dem Brandenburger Vergabelohn das Frühstück oder Vesper für 1,50EUR Brutto kalkulieren? Ist der Betrag 1,50EUR Brutto je Mahlzeit zu berechnen?
Antwort:
Der Betrag von 1,50 Euro ist für einen Versorgungstag zu kalkulieren. Überwiegend beinhaltet der Versorgungstag an unseren Schulen nur die Vesperversorgung. Frühstücksversorgung als Sonderfall findet ausschließlich nur an der Reinhard-Lakomy Grundschule und auch dort nur in den Ferien statt. Weiterhin ist diese Schule nur optionaler Bestandteil der Ausschreibung.

Frage:
Wie sind die Ausgabezeiten der Frühstück- und Vespermahlzeiten, da diese relevant für die Kalkulation des Personaleinsatzes sind?
Antwort:
Eine Frühstücksausgabe ist generell nicht gefordert. Eine Zubereitung des Vespers durch den Caterer erfolgt lediglich an der Sportbetonten Grundschule, aktuell in der Zeit von ca. 08:30 Uhr bis 10:00 Uhr. Die Ausgabe erfolgt durch Hortpersonal. An allen anderen Schulen erfolgt nur die Lieferung eines Warenkorbes.

Frage:
Laut dem Vertrag: §1 (2) Hort mit Waren beliefern für Frühstück und Vesper - welche Aussage ist hier bindend? Muss der Caterer nur die Ware für Frühstück und Vesper liefern oder auch vor Ort zubereiten/abwaschen?
Antwort:
Der Vertragsentwurf gilt für Los 1. In diesem werden nur die Waren für Frühstück und Vesper geliefert. Es ist keine Servicekraft für die Zubereitung erforderlich.

Der Vertragsentwurf ist ein Entwurf und kann noch angepasst werden. Betreffend Vertragsentwurf zu Los 2 wird selbstverständlich ein möglicher Sonderfall (hier ggf. Sportbetonte Grundschule) separat ausgewiesen.

Frage:
11.6. Personalübernahme - ist hiermit ein Betriebsübergang gemeint? Wenn ja, bitten wir um Zusendung aller dazu benötigen Daten wie z.B. Zugehörigkeit, Schwerbeschädigung, Sonderzahlungen usw.
Antwort:
Hierbei handelt es sich um keinen Betriebsübergang nach § 613a BGB.

Frage:
12.2. individuelle Portionsgrößen - können wir davon ausgehen, dass hiermit nur der Unterschied in der Einwaage zwischen Grund- und Oberschule gemeint ist?
Antwort:
Ja

Frage:
13.2. was verstehen sie unter "Snacks"? Des Weiteren stellt sich die Frage, wer die Mehrkosten bei Wünschen des Hortes übernimmt, wenn dieser über den festgelegten Wert der Ware hinausgeht.
Antwort:
Unter "Snacks" wird ein kleines gesundes Gericht verstanden, welches zur Vesperverpflegung angeboten werden kann.
Dies kann bspw. umfassen:
? Frisches Brot und/oder Brötchen mit einem Vollkornanteil von mindestens 50%. (v.a.
? Weizen-, Körner-, Mehrkorn-, Dinkel-, Roggenbrötchen,) vorgeschnitten
? Margarine aus Rapsöl
? Käsesorten, vegetarischer Brotaufstrich
? magere Wurst
? Getreideflocken (Haferflocken), Müsli (ohne Zucker)
? Überwiegend saisonales frische Obst- oder Gemüsesorten
? Milchprodukte: z.B. Joghurt, Quark, Milch
? energiefreies Getränk mit mindestens 200 ml

Grundsätzlich sollten die Kosten 1,50 Euro pro Versorgungstag nicht überschritten werden!
Sollten die Wünsche des Hortes den festgelegten Wert überschreiten, übernimmt der Hortträger die Kosten.

Frage:
Anlage C und D sind bei einigen Schulen die Getränke benannt und bei einigen ein "nein" - verstehen wir es richtig, dass zukünftig für alle Schulen ein Getränk zu planen ist?
Antwort:
An den Schulen, bei denen ein "nein" steht, sind keine Getränke zu planen.

Frage:
Anlage C - die Umweltschule Dissenchen ist erst ab 1.3.26 zu versorgen - ist das korrekt?
Antwort:
Das ist korrekt.

Frage:
Ist zur Angebotsabgabe das komplette Leistungsverzeichnis oder nur die Anlagen Preise und Besichtigungen einzureichen?
Antwort:
Es sind die in Anlage Q der Leistungsbeschreibung genannten Unterlagen einzureichen.

Frage:
Laut Ihrer Wertung werden bei 5 oder mehr Menülinien 10 Punkte vergeben. Aus der Erfahrung bedeutet es bei 3 Menülinien schon 2x4er Bain Maries zu stellen, wie soll das umsetzbar sein bei 5 und mehr Menülinien vom Platz in den Einrichtungen.
Antwort:
Aus diesem Grunde hat der Bieter innerhalb einer verbindlich vorgeschriebenen Ortsbesichtigung zu prüfen, ob er die angebotene Anzahl der Menülinien anbieten kann und hat bei Angebotsabgabe dafür einzustehen, dass die Anzahl der Menülinien angesichts der räumlichen und technischen Bedingungen vor Ort möglich ist.

Frage:
Wird ein Caterer schlechter gestellt, wenn man bei der Besichtigung feststellt, dass keine 3. Bain Marie und somit mehr Menülinien angeboten werden können? Wie verfahren sie in diesem Fall mit der Wertung.
Antwort:
Der Bieter hat innerhalb einer verbindlich vorgeschriebenen Ortsbesichtigung zu prüfen, ob er die angebotene Anzahl der Menülinien anbieten kann und hat bei Angebotsabgabe dafür einzustehen, dass die Anzahl der Menülinien angesichts der räumlichen und technischen Bedingungen vor Ort möglich ist. Er wird vergaberechtlich nicht benachteiligt.

Frage:
Wie soll ein Caterer günstiger als 3,50EUR anbieten können unter Ihrer Vorgabe brandb. Vergabelohn und den Mittagpausenzeiten von z.B. 10:30-13:30 Uhr? Das würde bedeuten, dass von einer regulären Arbeitszeit 9:30-14:30 Uhr auszugehen ist.
Antwort:
Wir können Ihnen dazu leider keine Hilfestellungen geben. Dem Bieter obliegt die betriebswirtschaftliche Preisgestaltung.

Frage:
Anlage B - verstehen wir es richtig, dass in der letzten Spalte die Portionen Frühstück+Vesper eine Gesamtzahl ist? Wenn ja, wie ist hier die Unterteilung und muss z.B. bei 5-10 Kindern zum Frühstück eine Servicekraft morgens vor Ort sein oder ist eine Vorbereitung vorab am Tag möglich?
Antwort:
Nach erneuter Rücksprache mit den Hortträgern hat sich ergeben, dass die Zahlen in der letzten Spalte der Anlage B "Tischgäste" leider nicht korrekt sind. An keiner Schule ist der Einsatz einer Servicekraft für die Zubereitung eines Frühstückes notwendig.

Frühstücksversorgung als Sonderfall findet ausschließlich nur an der Reinhard-Lakomy Grundschule und auch dort nur in den Ferien und auch dann nur ohne Service statt. Weiterhin ist diese Schule nur optionaler Bestandteil der Ausschreibung.

Frage:
Wenn ein Caterer bei der Besichtigung feststellt, dass Schulen mit C&C umsetzbar sind und die anderen Schulen im jeweiligen Lose im C&H - können unterschiedliche Systeme je Los abgegeben werden?
Antwort:
Hinsichtlich des Verpflegungssystems kann sich der Konzessionsnehmer frei entscheiden. Das heißt, dass auch unterschiedliche Systeme je Los abgegeben werden können. Der Konzessionsnehmer hat innerhalb einer verbindlich vorgeschriebenen Ortsbesichtigung jedoch zu prüfen, ob das gewählte Verpflegungssystem angesichts der räumlichen und technischen Bedingungen vor Ort auch möglich ist.
Perspektivisch wäre es allerdings wünschenswert, wenn alle Schulen mit einem einheitlichen Verpflegungssystem ausgestattet werden.

Frage:
10.1. Reparatur nicht mehr wirtschaftlich, darf der Caterer einen eigenen unabhängigen Sachverständigen hinzuziehen? Wenn bei der Besichtigung Mängel in Bezug auf Gerätschaften festgestellt wird, wie wird verfahren? Gibt es zu vorhandenen Gerätschaften in den Einrichtungen Prüf- und Wartungsprotokolle?
Antwort:
In Abhängigkeit von der Höhe der Schadenssumme kann selbstverständlich vom Caterer ein unabhängiger Sachverständiger auf eigene Kosten hinzugezogen werden. Die lfd. Versorgung der Einrichtung darf jedoch nicht darunter leider.
Sollten bei der Besichtigung Mängel in Bezug auf Gerätschaften festgestellt werden, wird wie folgt verfahren. Die Gerätschaften werden vom Konzessionsgeber repariert. Sollte eine Reparatur unwirtschaftlich sein, wird diese Küchentechnik vom Konzessionsgeber im Zuge der Küchenübergabe ausgemustert und verschrottet.
Dem Konzessionsnehmer obliegt es dann selbst in Eigenregie neue Küchentechnik anzuschaffen. Die Geräte, die vom Konzessionsnehmer auf eigene Kosten neu beschafft wurden, verbleiben in dessen Eigentum.
Sicherlich existieren zu vorhandenen Gerätschaften in den Einrichtungen, wenn es gesetzlich vorschrieben ist, Prüf- und Wartungsprotokolle.

Frage:
10.1. Fettabscheider - verstehen wir es richtig, dass die Fettabscheider der Schulen zukünftig vom Caterer zu warten sind und wenn ja, gibt es hierzu Protokolle? In welchen Abstand sind die Wartungen bisher erfolgt und welcher Turnus wird seitens der Stadt vorgegeben?
Antwort:
Die Caterer als Verursacher der Fettaufkommen im Abwasser sind die Betreiber der Abscheideranlagen. Für die Entleerung der Anlage und die Entsorgung der Inhaltsstoffe sind DIN EN 1825 in Verbindung mit DIN 4040-100 und das geltende Abfallrecht zu beachten. Der Betreiber darf hierfür nur zugelassene Unternehmen beauftragen.
Die Entsorgungsintervalle richten sich nach der betriebsspezifischen Abwasserzusammensetzung, dem Fettaufkommen. In der Vergangenheit hat sich eine halbjährliche Entleerung bewährt. Bei auftretender Geruchsbelästigung sind zusätzliche Entleerungen nötig. Bei sehr geringen Fettaufkommen ist mindestens einmal jährlich die Anlage vollständig zu entleeren und zu reinigen.
Die Nachweise über die Entsorgung sind der Stadt unaufgefordert vorzulegen.

Frage:
11.6. Personalübernahme Wunsch der Schulen - werden bei den Besichtigungen dazu Aussagen getroffen? Auf Grund der Besichtigung während der Ferien stehen wir hier zweifelhaft, dass man dazu Aussagen vor Ort treffen kann.
Antwort:
Die einzelnen Wünsche der Schulen zur Personalübernahme entnehmen Sie bitte den Anlagen C und D der Leistungsbeschreibung. Bei den Besichtigungen werden dazu keine Aussagen getroffen. Einstellunsgespräche sollen bitte nach Zuschlagserteilung geführt werden.
Ein Hinweis dazu: Es handelt sich um vereinzeltes Personal an einzelnen Schulen. Da es sich um einen Wunsch handelt, ist dies jedoch nicht zwingend notwendig.

Frage:
12.2. können Sonderkost-Anforderungen auch in Aluminiumschalen geliefert werden?
Antwort:
Eine Verwendung von Aluminiumschalen ist generell ausgeschlossen. Siehe Punkt 12.2 der Leistungsbeschreibung.

Frage:
13. ist der vorletzte Absatz ein Versehen, da es laut DGE täglich ein Gemüseanteil oder eine Nachspeise zum Mittagessen anzubieten ist?
Antwort:
Ja hier handelt es sich um ein Versehen. Richtig muss es lauten:
"In jedem Menü muss, wenn Getränkeversorgung gewünscht ist, ein energiefreies Getränk mit mindestens 200 ml pro Menü enthalten sein sowie ein Rohkostanteil oder eine Nachspeise wie z.B. frisches Obst, Obstkompott, Joghurt oder Quark"

Wir bitten um Beachtung bei der Angebotserstellung.


Mit freundlichen Grüßen
i.A. Mario Romberg
Stadtverwaltung Cottbus
Zentrales Vergabemanagement
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D-03046 Cottbus

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Sehr geehrte Damen und Herren,
im Auftrag der Vergabestelle -Fachbereich Schulen- gebe ich Ihnen nachfolgende Bieterfragen sowie entsprechende Antworten zur Kenntnis.

Frage:
Im Los 1 der R. Lakomy GS (optional) ist bei der Anlage C Seite 2 unter Besonderheiten ist benannt, dass es sich hier um eine reine Lieferleistung handelt. Ist das somit auch nur zu kalkulieren für alle Mahlzeiten?
Antwort:
Ja


Wir bitten um Beachtung bei der Angebotserstellung.


Mit freundlichen Grüßen
i.A. Mario Romberg
Stadtverwaltung Cottbus
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Sehr geehrte Damen und Herren,
im Auftrag der Vergabestelle -Fachbereich Schulen- gebe ich Ihnen nachfolgende Bieterfragen sowie entsprechende Antworten zur Kenntnis.

Frage:
Im Rahmen Ihrer Leistungsbeschreibung vermerken Sie, dass die Liefertage täglich von Montag - Freitag sind. Besteht die Möglichkeit, auch unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit, einmal die Woche Ihre Einrichtungen anzuliefern?
Antwort:
Grundsätzlich ist dies möglich. An einigen Schulen sind die Räumlichkeiten jedoch stark begrenzt. Bitte prüfen Sie im Rahmen der Objektbesichtigung, ob die Lieferung einmal wöchentlich und somit die ordnungsmäßige Lagerung vor Ort logistisch umsetzbar sind. Die zur artgerechten Lagerung erforderlichen Geräte sind vom Konzessionsnehmer zu stellen.

Frage:
Um eine ressourcensparende und nachhaltige Versorgung durchzuführen und Lebensmittelreste sowie Überproduktionen zu vermeiden, wird eine Vorbestellzeit bis sonntags um 23:59 Uhr für die übernächste Woche benötigt. Ist eine Angebotsabgabe unter diesen Voraussetzungen möglich?
Antwort:
Grundsätzlich ist eine Angebotsabgabe möglich. Wünschenswert ist jedoch eine Flexibilität im Einzelfall.


Wir bitten um Beachtung bei der Angebotserstellung.


Mit freundlichen Grüßen
i.A. Mario Romberg
Stadtverwaltung Cottbus
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