1. Benutzerfreundlichkeit
Intuitive Benutzeroberfläche: Die Software sollte einfach zu bedienen sein und eine klare Struktur haben, damit Mitarbeiter schnell und effizient arbeiten können.
Anpassbare Benutzeroberfläche: Möglichkeit zur individuellen Anpassung der Ansicht und Module nach den Anforderungen des jeweiligen Nutzers oder Teams.

2. Datenverwaltung und -sicherheit
Datenschutz und Compliance: Die Software sollte sicherstellen, dass sie den aktuellen Datenschutzgesetzen entspricht (z.B. DSGVO in Europa).
Sichere Speicherung: Daten müssen sicher und verschlüsselt gespeichert werden, insbesondere bei sensiblen Informationen.
Zugriffssteuerung und Berechtigungen: Verwaltung von Benutzerrollen und -rechten, sodass nur befugte Mitarbeiter Zugang zu bestimmten Daten oder Funktionen haben.

3. Automatisierung und Workflows
Automatisierte Prozesse: Möglichkeit zur Automatisierung von Routineaufgaben, wie das Senden von E-Mails, das Generieren von Berichten oder die Verwaltung von Erinnerungen.
Workflow-Management: Unterstützung für die Gestaltung und Implementierung von standardisierten Arbeitsabläufen, die eine einheitliche Vorgehensweise fördern.

4. Schnittstellen und Integration
API-Verfügbarkeit: Offene Schnittstellen (APIs) für die Integration mit anderen Softwarelösungen, wie CRM, ERP, E-Mail oder Dokumentenmanagementsystemen.
Import/Export-Funktionen: Möglichkeit, Daten aus anderen Systemen zu importieren oder in gängigen Formaten zu exportieren (z.B. Excel, CSV, PDF).

5. Skalierbarkeit und Flexibilität
Skalierbarkeit: Die Software sollte mit dem Wachstum des Unternehmens oder der Organisation problemlos skalierbar sein und neue Nutzer, Module oder Funktionen integrieren können.
Modularität: Die Möglichkeit, nur die Module oder Funktionen zu nutzen, die für die spezifischen Anforderungen benötigt werden, und bei Bedarf zu erweitern.

6. Berichterstellung und Analyse
Echtzeit-Berichte und Dashboards: Die Software sollte in der Lage sein, aktuelle Daten in übersichtlichen Dashboards und Berichten darzustellen.
Anpassbare Berichte: Möglichkeit zur Erstellung benutzerdefinierter Berichte und Auswertungen, die auf spezifische Fragestellungen oder KPIs abgestimmt sind.
Datenanalyse-Tools: Werkzeuge, die eine tiefergehende Analyse der Daten ermöglichen, um Trends oder Verbesserungspotentiale zu erkennen.

7. Mobiler Zugriff und Cloud-Lösungen
Mobiler Zugriff: Verfügbarkeit auf mobilen Endgeräten, wie Tablets und Smartphones, um ortsunabhängig arbeiten zu können.
Cloud-basierte Lösung: Möglichkeit, die Software als Cloud-Lösung zu nutzen, um hohe Flexibilität und eine zentrale Datenverwaltung zu gewährleisten. Alternativ sollte eine On-Premise-Option angeboten werden, falls eine lokale Installation bevorzugt wird.

8. Support und Schulungen
Technischer Support: Ein zuverlässiger und schneller Support, der bei Problemen oder Fragen zur Verfügung steht.
Schulungen und Dokumentation: Bereitstellung von Schulungsmaterialien, Handbüchern oder Tutorials, damit Nutzer die Software effektiv bedienen können.

9. Kosten und Wirtschaftlichkeit
Transparente Lizenzmodelle: Klare und faire Preismodelle, die den Nutzen und den Mehrwert für die Organisation widerspiegeln.
Gesamtbetriebskosten: Berücksichtigung aller Kosten, einschließlich Schulung, Wartung und eventuell notwendiger Hardware.

10. Branchenspezifische Funktionen
Die Software sollte die Möglichkeit bieten, branchenspezifische Funktionen zu integrieren, beispielsweise:
Projektmanagement in Agenturen
Personalverwaltung in Unternehmen mit hoher Mitarbeiteranzahl
Kundendatenverwaltung in kundenorientierten Branchen wie Einzelhandel oder Dienstleistungen
Inventar- und Lagerverwaltung in der Produktion oder im Handel