Die Bewertung des Preises erfolgt anhand von 2 Beispielangeboten sowie dem Angebot für die Personalkosten. Der Bieter muss entsprechend der Vorgaben der Beispiel-/Angebote hierzu 3 Angebote abgegeben.
Die Beispielangebote werden im Rahmen der Bewertung des Honorars wie folgt gewichtet:
Beispielangebot 1 30 %
Beispielangebot 2 20 %
Beispielangebot 3 50 % - Das Angebot 3 wird wie folgt bewertet:
Stundensatz Berater x 8 + Stundensatz Helfer x 4 + Stundensatz Veranstaltungsleiter x 4 + Tagessatz Tontechniker x 1 + Tagessatz Lichttechniker x 1 + Tagessatz Bühnenmeister x 1 = Summe X (diese Summe wird der Bewertung des Angebots 3 zugrunde gelegt).

Es werden für jedes Beispielangebot 1 bis 3 Bewertungspunkte vergeben. Der Bieter kann insgesamt mithin maximal 9 Bewertungspunkte erreichen.
- 3 Punkte erhält der Bieter, wenn er die Anforderungen in besonderem Maße erfüllt,
- 2 Punkte, wenn er die Anforderungen erfüllt,
- 1 Punkt, wenn er die Anforderungen nur teilweise erfüllt.

Dazu wird jedes der zwei nachfolgend aufgeführten Wertungshauptkriterien (Preis & Verfügbarkeit/Reaktionszeit) mit 1 bis 3 Punkten bewertet und dieser Punktwert - durch Multiplikation mit dem angegebenen Prozentwert - entsprechend gewichtet. Die zwei gewichteten Punktewerte werden sodann addiert.
Bei den sodann gewichteten Punktzahlen wird auf drei Nachkommastellen gerundet (bspw. 3 Punkte mit einer Gewichtung von 60 % ergeben eine Punktzahl von 1,800 Punkte).

Weiteres Zuschlagskriterium ist die Verfügbarkeit/Reaktionszeit. Der Bieter hat hierzu, entsprechend der Anforderungen der Angebotsunterlagen Angaben zu machen.
Die Bewertung der Verfügbarkeit/Reaktionszeit wird wie folgt ermittelt:
- 1 Punkt: der Bieter kann innerhalb von 96 Stunden auf Veränderungen im Veranstaltungskalender reagieren und das vom Fachdienst Klubhaus gewünschte Personal und Technik zur Verfügung stellen
- 2 Punkte: der Bieter kann innerhalb von 72 Stunden auf Veränderungen im Veranstaltungskalender reagieren und das vom Fachdienst Klubhaus gewünschte Personal und Technik zur Verfügung stellen
- 3 Punkte: der Bieter kann innerhalb von 48 Stunden auf Veränderungen im Veranstaltungskalender reagieren und das vom Fachdienst Klubhaus gewünschte Personal und Technik zur Verfügung stellen.

- Bieterprofil: kurze Beschreibung des Unternehmens

- Sofern der Bieter nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er niedergelassen ist, in einem Register eintragungspflichtig ist, muss die Eintragung in diesem Register vorliegen.

- Die ggf. bestehende Eintragungspflicht ist in den Angebotsunterlagen anzugeben. Die Eintragung ist durch Vorlage eines entsprechenden aktuellen Registerauszugs nachzuweisen (bspw. Handelsregisterauszug; nicht älter als sechs Monate).

- Angaben zu den bei der Auftragserfüllung eingesetzten leitenden Mitarbeitern: Benennung des Beraters ggf. dessen Stellvertreter, Darstellung Qualifikationen, Aus- und Fortbildung, Dauer der bisherigen Berufstätigkeit, Darlegung der Maßnahmen bei einem möglichen Wechsel des eingesetzten Personals

Die Angaben sind in den Angebotsunterlagen zu machen.

- Angaben zur Anzahl der für die Auftragserfüllung eingesetzten Mitarbeiter und deren Tätigkeit, Berufserfahrung sowie Qualifikation, es sind insbesondere die Mitarbeiter für Lichttechnik und Tontechnik; ggf. Anzahl des für die Auftragserfüllung eingesetzten und mit dem Bieter regelmäßig kooperierenden Fachpersonals für Licht- und Tontechnik

Die Angaben sind in den Angebotsunterlagen zu machen.

- Angaben zum Umsatz der letzten drei Kalenderjahre. Mindestanforderung: Der Bieter muss einen Netto-Jahresumsatz für jedes der 3 Kalenderjahre 2021, 2022 & 2023 von jeweils mindestens EUR 150.000,00 vorweisen können, anderenfalls wird das Angebot ausgeschlossen.


Der Netto-Jahresumsatz ist in den Angebotsunterlagen anzugeben.

- Bei Beauftragung muss der Bieter über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personenschäden von mindestens 2.500.000,00 EUR und für Sach- bzw. sonstige Vermögensschäden von mindestens 2.500.000,00 EUR verfügen.

- Zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ist die entsprechende Erklärung in den Angebotsunterlagen abzugeben und eine entsprechende aktuelle Versicherungsbestätigung vorzulegen.

- Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens und Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren 2021 - 2023

Die Angaben sind in den Angebotsunterlagen zu machen.

- Technische Ausstattung, insbesondere zur Art der Ausstattung bzw. den vorhandenen technischen Geräten bei Lichttechnik und Tontechnik.

-Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen
- Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben
beabsichtigt
-Studien- und Ausbildungsnachweise sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung
für die Inhaberin, für den Inhaber oder die Führungskräfte des Unternehmens

Die Angaben sind in den Angebotsunterlagen zu machen.

- Der Bieter muss mindestens drei Referenzen (Mindestreferenzen) zu vergleichbaren Leistungen, einreichen, bei denen der Bieter die Leistungen des jeweiligen Referenzprojekts zwischen dem 01.01.2021 und dem 31.12.2023 erbracht hat.

Die Leistungen der jeweiligen Referenz müssen mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sein.

Vergleichbar sind sie,

- wenn es sich um Dienstleistungen für ein Kulturhaus, Theater oder eine ähnliche kulturelle Einrichtung mit mindestens 200 Besucherplätze/Sitzplätzen handelt. Die Referenz muss dabei mindestens Dienstleistungen
o der Lichttechnik, Tontechnik und Bühnentechnik sowie
o Tätigkeiten zur Einrichtung der Räumlichkeiten nach vorgegebenen Bestuhlungs- und Umbauplänen, zum Rückbau nach Abschluss einer Veranstaltung und zur Gewährleistung des Veranstaltungs- und Probebetriebs
umfassen,

- wenn es sich um veranstaltungsbezogene Dienstleistungen für Open- Air-Veranstaltungen wie Stadtfest, Weihnachtsmarkt, Open-Air-Konzerte oder ähnliches mit mindestens 2.000 Besuchern handelt. Die Referenz muss dabei mindestens Dienstleistungen
o der Lichttechnik, Tontechnik und Bühnentechnik sowie
o Tätigkeiten zur Einrichtung der Veranstaltungsfläche nach vorgegebenen Bestuhlungs- und Umbauplänen, zum Rückbau nach Abschluss einer Veranstaltung
umfassen.
o Dienstleistungen Videotechnik und Pyro -bzw. Lasertechnik sind wünschenswert.

Für sämtliche eingereichte Referenzen gilt weiterhin:

Für den Nachweis einer Referenz hat der Bieter (auf gesonderter Anlage) das
jeweilige Projekt in für den Auftraggeber nachvollziehbarer Weise zu beschreiben und zu erläutern. Dabei hat er folgende Angaben zu machen:

o Veranstaltungsstätte und Art der Veranstaltungen
o Leistungszeitraum
o Leistungsumfang (Art und Umfang der beauftragten Leistungen)
o Auftraggeber und Ansprechpartner dort (freiwillig, mindestens aber Rechtspersönlichkeit des Auftraggebers anzugeben),
o Benennung des Projektleiters
o Auftragsvolumen
o Besucherzahlplätze/bei Open-Air: erwartete Besucherzahl (insgesamt)
o Zahl der eingesetzten Mitarbeiter
o Besondere Anforderungen in der Leistungserbringung
o Kommunaler Auftraggeber

Der Auftraggeber behält sich die Nachfrage bei dem angegebenen Auftraggeber des jeweiligen Referenzprojektes vor (in diesem Fall sind die Daten des Auftraggebers - ggf. nach dessen vorheriger Zustimmung - preiszugeben).