Wartungsarbeiten vom 11.10.2024 18.00 Uhr - 14.10.2024 10.00 Uhr - Abgabe / Abholung von Angeboten sind in dieser Zeit nicht möglich.
Relaunch des Web-Auftritts der Landeshauptstadt Potsdam
VO: VgV Vergabeart:   Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
25.09.2024
14.10.2024
02.10.2024 10:00 Ortszeit

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Adresse des Auftraggebers

Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement
12-12992262150119-98
Friedrich-Ebert-Str.79/81
14469
Potsdam
Deutschland
DE404
Zentrale Vergabestelle
zentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de
+49 331289-0

Angaben zum Auftraggeber

Kommunalbehörden
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie
t:03318661719
Heinrich-Mann-Allee 107
14473
Potsdam
Deutschland
DE404
Vergabekammer@MWAE.Brandenburg.de
+49 331866-1610
+49 331866-1652

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72000000-5
72400000-4
72413000-8
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Potsdam ist Landeshauptstadt und mit etwa 190.000 Einwohnern auch die größte Stadt Brandenburgs. Aufgrund der hohen Lebensqualität sowie der Nähe zu Berlin ist die Einwohnerzahl kontinuierlich steigend. Zahlreiche Weltkulturerbestätten und eine landschaftlich reizvolle Umgebung machen Potsdam attraktiv für jährlich Hunderttausende Touristen und Besucher. Weiterhin ist Potsdam international bekannter Standort für Wissenschaft, Forschung und Filmindustrie, sowie Universitätsstadt und hat zahlreiche Kultur- und Sportstätten zu bieten.

Die Stadtverwaltung der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) übernimmt nicht nur die klassischen administrativen Funktionen, sondern gestaltet aktiv die Rahmenbedingungen für ein attraktives städtisches Leben. Im Zuge der Digitalisierung werden Bürgerdienstleistungen fortlaufend modernisiert, um den Zugang zu Informationen und Verwaltungsleistungen zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, sodass sowohl Potsdamer als auch Besucher von einem zeitgemäßen und nutzerfreundlichen Service profitieren.
Die Kommunikationskanäle der Stadtverwaltung sind breit aufgestellt. Sie richten sich an Einzelpersonen aber auch an Unternehmen, Vereine und wissenschaftliche Einrichtungen. Neben dem Aufgabenbereich Verwaltung und Dienstleistung werden zudem Informationen und Unterstützungsangebote kommuniziert, die zur Stärkung der lokalen Gemeinschaft und zur Förderung gesellschaftlichen Engagements beitragen.
Indem die Stadtverwaltung kontinuierlich in die klassische sowie digitale Infrastruktur investiert, sorgt sie dafür, dass Potsdam ein moderner, anregender Ort für Bildung und Kultur und ein wirtschaftlich starker Standort bleibt. Bildungs- und Kultureinrichtungen und weitere kommunale Institutionen sowie Unternehmen werden unterstützt, ein Umfeld zu schaffen, das Innovation fördert und ein hohes Maß an Lebensqualität bietet.

Ausgangssituation
Die Website potsdam.de steht als zentraler und wichtigster digitaler Kommunikationskanal im Zentrum der städtischen Online-Präsenz und wurde zuletzt im Jahr 2013 grundlegend erneuert. Sie bietet umfassende Informationen und Dienstleistungen zu einer breiten Themenpalette. Angefangen beim Bürgerservice über das Leben in Potsdam bis hin zu Tourismus, Kultur, Bildung und Wirtschaft werden die Interessen aller Zielgruppen bedient.
Durch einfache Verknüpfungen bietet potsdam.de Zugang zum Kommunalportal für den Bürgerservice sowie zu externen Angeboten. Innerhalb der Verwaltung gibt es zahlreiche weitere digitale Projekte, die mit unterschiedlicher Priorität und Intensität bearbeitet werden, z.B. die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes, das Aufsetzen eines KITA-Portals, das Aufsetzen einer Beteiligungsplattform sowie viele Projekte im Rahmen der Smart City Strategie. Um keine Insellösungen zu generieren, sondern eine bestmögliche Nutzererfahrung zu erreichen, sollen diese Projekte künftig auf der Basis von definierten Schnittstellen in potsdam.de integriert werden.

Technische Daten
Technologisch basiert potsdam.de auf dem Content Management System (CMS) Drupal in der Version 10. Reichweite und Nutzung der Website werden durch die Analyse-Software Matomo dokumentiert, welche 2023 täglich rund 2.600 eindeutige Besucher und etwa 15.200 Seitenansichten erfasste. Mit mehr als 30.000 indexierbaren URLs bietet die Website eine immense Tiefe an Information und Ressourcen.
Die Stadtverwaltung betreibt etwa 50 weitere spezialisierte Internetseiten, u.a. die Auftritte der Stadt- und Landesbibliothek, städtischer Museen und Kultureinrichtungen, die auf spezifische Interessen und Bedürfnisse ausgerichtet sind. Im Rahmen des Web-Relaunchs wird die Anzahl externer Angebote durch Integration zahlreicher Themen bzw. Abschaltung obsoleter Websites deutlich reduziert.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Ziele des Projekts - Potsdam.de neu gedacht:
Das wichtigste Ziel des Web-Relaunchs ist die signifikante Verbesserung der Zugänglichkeit und Nutzerfreundlichkeit des digitalen Angebots der Landeshauptstadt Potsdam. Dazu wurden die gesamte Portalinfrastruktur sowie alle Inhalte aus der Perspektive der Nutzer und auf der Basis der Analysephase neu bewertet und zusammengesetzt.
Im Ergebnis ist ein Konzept für einen umfassenden und übersichtlichen neuen Web-Auftritt der Stadt Potsdam entstanden, der alle Zielgruppen berücksichtigt, auf mehr als 30 externe Websites verzichtet und wesentlich mehr ist als nur der Bürgerservice: Ein Stadtportal! Darüber hinaus ist eine zeitgemäße visuelle Neugestaltung vorgesehen, die sich am neuen Corporate Design orientiert und die Website optisch modern und ansprechend präsentiert. Besonderer Wert wird auf Barrierefreiheit gelegt, um sicherzustellen, dass alle Nutzer ungehindert auf die Informationen und Dienste zugreifen können, weiterhin auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, um den Schutz persönlicher Daten zu gewährleisten.

Technologische Erneuerung
Technologisch soll die Website auf eine neue Basis gestellt werden, die ein intuitives Content Management System (CMS) umfasst. Es soll ein Open Source CMS sein, das angepasst und customized wird. Das CMS soll den aktuellen redaktionellen Anforderungen gerecht werden und eine effiziente Pflege sowie Content-Erstellung inkl. Unterstützung durch KI-Technologie ermöglichen. Zudem wird ein sicheres und skalierbares Hosting angestrebt, um auch bei steigenden Besucherzahlen und wachsendem Informationsumfang eine hohe Verfügbarkeit und Performance der Website zu garantieren.

Zielgruppen
Die Hauptzielgruppen der Website der Landeshauptstadt Potsdam sind:
- Menschen mit Lebensmittelpunkt in Potsdam
- Potenzielle Neubürger: Menschen aus dem In- und Ausland, die sich für ein Leben, Lernen und Arbeiten in Potsdam interessieren
- Besucher, Touristen: Menschen, die Potsdam besuchen
- Jobsuchende: Menschen, die sich für einen Job in der Verwaltung interessieren
- Vertreter von Unternehmen, Vereinen, Verbänden und Organisationen, Institutionen mit oder ohne Sitz in Potsdam
- Investoren
- Presse und Medien

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten
48
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Friedrich-Ebert-Str. 79/81
14469
Potsdam
Deutschland
DE404

Die Leistungserbringung soll sowohl vor Ort (beim Auftraggeber) als auch am Standort des Auftragnehmers erfolgen.
Vom Auftragnehmer wird eine regelmäßige, kontinuierliche und umsetzungsbegleitende Beratung und Abstimmung erwartet. Diese kann vom Sitz des Auftragnehmers aus oder vor Ort beim Auftraggeber erfolgen. Für Letzteres kann dem Auftragnehmer - sofern erforderlich - ein Arbeitsplatz an folgendem Standort bereitgestellt werden:

Landeshauptstadt Potsdam
Edisonallee 5-9
14473 Potsdam

Die Zusammenarbeit soll weitestgehend unter Nutzung digitaler Möglichkeiten erfolgen. Eine regelmäßige Präsenz vor Ort wird nur in Ausnahmefällen, etwa für Gremiensitzungen oder zur Moderation von Workshops, erwartet. Die Projektsprache ist Deutsch.

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Bewertung erfolgt über prozentual gewichtete Kriterien

Zuschlagskriterium

Preis
Preis

Es können maximal 100 Punkte erreicht werden. Der Bieter mit dem niedrigsten Gesamtpreis erhält 100 Preispunkte. Entsprechend werden die übrigen Angebote ins Verhältnis gesetzt. Die berechnete Punktzahl wird kaufmännisch auf die zweite Kommastelle gerundet und anschließend mit dem Faktor von 0,3 gewichtet.

Gewichtung
30,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Leistungsqualität

Die Wertung der Leistungsqualität erfolgt durch die bieterseitigen Eingaben im Bewertungskatalog (Anhang A) in der Spalte "Umsetzungsmöglichkeit" sowie die Angaben in der Anlage 4.7. Referenzen Beschäftigte.

Gewichtung
70,00
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Elektronischer Teilnahmeantrag: Die elektronische Abgabe eines Teilnahmeantrages ist über den Projektraum zum Verfahren auf der elektronischen Plattform "Vergabemarktplatz Brandenburg" vorzunehmen. Voraussetzung ist eine Registrierung als Nutzer und Freischaltung des Projektraumes. Nähere Details dazu finden sich unterhttp://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/. Bei elektronischer Übermittlung in Textform ist der Bewerber/Bieter und die natürliche Person, die die Erklärung abgibt, zu benennen; falls vorgegeben, ist der Teilnahmeantrag mit der geforderten Signatur zu versehen. Der Teilnahmeantrag ist mit den Anlagen bis zum Ende der Teilnahmefrist über die von der Vergabestelle vorgegebenen Vergabeplattform zu übermitteln. Eine Abgabe eines Teilnahmeantrages per Mail ist nicht zulässig. Der Teilnahmeantrag muss dort bis zum Ende der Teilnahmefristeingegangen sein Für die Erstellung des Teilnahmeantrages sind zwingend die vom Auftraggeber über den Vergabemarktplatz in den Vergabeunterlagen bereit gestellten Vordrucke/Formulare zu verwenden. Änderungen an diesen Vordrucken/ Formularen sind - soweit nicht durch den Auftraggeber explizit zugelassen - unzulässig und führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrages. Im Übrigen gelten die weitergehenden Anforderungen und Konkretisierungen in den Vergabeunterlagen.

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Die wichtigsten Merkmale des Verfahrens

Die wichtigsten Merkmale des Verfahrens
I. Stufe Auswahl der Bewerber
Es werden alle Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert, die einen fristgerechten Teilnahmeantrag sowie die für das Verfahren angegebenen Eignungskriterien erfüllen.

II. Stufe Auswahl in der Angebotsphase
Für dieses Verfahren sind Verhandlungsgespräche geplant.
Bieter, die nach Prüfung und Bewertung des Angebotes eine Chance auf eine Zuschlagserteilung haben, werden rechtzeitig vor dem Verhandlungsgespräch von der Vergabestelle eingeladen. Diese werden voraussichtlich am 09.-12.12.2024 stattfinden. Bitte merken Sie sich diesen Zeitraum vor. Eine Einladung erfolgt gesondert. Es werden mit den Bietern Gespräche geführt, die nach Auswertung der Bewertungsmatrix auf den ersten drei Rängen liegen. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, auch mit mehr als drei Bietern Gespräche zu führen. Der Auftraggeber kann den Zuschlag, auch ohne zuvor verhandelt zu haben, unter Beachtung der Grundsätze nach § 2 Absatz 1 und 2 auf ein Angebot erteilen.

Folgende Unterlagern sind in der 2. Stufe einzureichen:
(1) Preisblatt (Formular 1.2) Formblatt ausgefüllt
(2) Referenzen Beschäftige (Formular 4.7): Je Teammitglied 2 personenbezogenen abgeschlossenen Referenzen aus den letzten 5 Jahren (08/2019 - 08/2024), die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbar sind. Beizulegen ist ein Nachweis der Qualifikation (Kopien sind ausreichend) und Angaben zur Berufserfahrung (Kurzvita mit relevanten Projekten). Zu den 2 Referenzen wird eine Kurzbeschreibung erwartet, die den Bezug zur bestehenden Aufgabe erkennen lässt. Es sind folgende Angaben zu
tätigen:
- Auftragsgegenstand
- Leistungszeitraum
- Auftragswert netto ca. in Euro
- Funktion der benannten Person
- Auftraggeber
- Abteilung des Auftraggebers
- Vorgangsnummer
(3) Bewertungskatalog (Formular 1.6)
(4) ggf. Verhandlungsvorschläge (Formular 7)

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Erforderlich
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


Die Kommunikation in Bezug auf diese Ausschreibung erfolgt ausschließlich über den Vergabemarktplatz Brandenburg über den Reiter "Kommunikation".

https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCR6V3V

Einlegung von Rechtsbehelfen

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Zusätzliche Informationen

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Bindefrist

7
Monate

Nachforderung

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Unterlagen nach § 56 VgV

Bedingungen

Ausschlussgründe

Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Eignung zur Berufsausübung
Unternehmensdarstellung

Darstellung des Unternehmens einschließlich Benennung der Ge-schäftsfelder des Unternehmens sowie die Vorlage des Nachweises über die Eintragung im Register, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. (Formular 4.5)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Erklärung Umsatz

Die Erklärung des Bieters/ jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz in der dem Vergabeverfahren entsprechenden Leistungsart für die drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021-2023). (Formular 4.9)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Erklärung Haftpflichtversicherung

Erklärung, dass eine aktuelle Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme pauschal von 1.000.000 EUR für Personen-, Sachschäden und pauschal von 1.000.000 EUR für Vermögensschäden besteht oder dass im Falle der Beauftragung eine entsprechende Haftpflichtversicherung abgeschlossen wird.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Referenzen Unternehmen

Mindestens 2 unternehmensbezogene geeignete und abgeschlossene Referenzen aus den letzten 5 Jahren (2019 - 2024). Die Referenzen müssen hinsichtlich inhaltlicher Anforderungen, Umfang und Laufzeit mit der Ausschreibung vergleichbar sein.
Mindestens eine Referenz muss für einen öffentlichen Auftraggeber realisiert worden sein.
Eine facettierte Suchfunktion sollte ebenfalls in mindestens einer Referenz enthalten sein.
Alle Referenzen müssen ausführlich beschrieben werden. Folgende Informationen müssen mindestens vorhanden sein: Auftragsgegen-stand:
- Projektlaufzeit und Abschluss
- Auftragswert netto ca.:
- Aufgabenbeschreibung:
- Konzeptionelle und technische Lösung:
- Projektbesonderheiten:
- Auftraggeber/Abteilung des Auftraggebers (ggf. Ansprechpartner) und Kontaktdaten (E-Mail und Telefonnummer):
- Vorgangsnummer
(Formular 4.6)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Erklärung Unteraufträge Eignungsleihe

Erklärung ob Teile des Auftrages an Nachunternehmer vergeben werden oder ob die Kapazität anderer Unternehmen in Anspruch genommen wird. (Formular 4.3 EU)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Sonstiges
Bewerber-Bietergemeinschaftserklärung

Soweit eine Beteiligung als Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind durch jedes Mitglied die vorgenannten Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Der Zusammenschluss ist zu begründen. (Formular 4.2 EU)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Sonstiges
Verpflichtungserklärung

Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen bei Unteraufträgen oder Eignungsleihe (Formular 4.4 EU)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Sonstiges
Erklärung Restriktive Maßnahmen

Erklärung zu den restriktiven Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates (Formular 4.12)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Sonstiges
Bewerbungsbedingungen VgV

Formular 1.0

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Sonstiges
Informationsblatt e-Vergabe

Formular 6.3

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

(1) Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 4.1)
(2) Vereinbarung Mindestlohn gemäß BbgVergG (Formular 5.3)
(3) Vereinbarung Mindestlohn - Nachunternehmer, sofern einschlägig (Formular 5.4)
(4) Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO (Formular 1.7)
(5) Vertragsentwurf Cloudvertrag inkl. Anlagen (Kriterienkataloge 3 und 3a und Verschwiegenheitserklärung - Formulare 1.3, 1.3.1-.1.3.3)
(6) Erstellungsvertrag (Anlage 1.4)
(7) Informationsblatt LHP Vergaben (Anlage 6.1)
(8) Informationsblatt LHP Verträge (Anlage 6.2)

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

---

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung