Im Hinblick auf das gesamtstädtische Ziel "Digitales Potsdam" werden derzeit in der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) verschiedenste Digitalisierungsprojekte durchgeführt. Ein zentrales Digitalisierungsprojekt ist dabei die Einführung der elektronischen Aktenführung im zentralen Dokumentenmanagementsystem (DMS). In der DMS-Strategie der LHP wurde verankert, zur Digitalisierung der Posteingänge eine elektronische Poststelle (E-Poststelle) mit einer zentralen Scanstelle sowie Massenscanprozessen einzurichten. Eine E-Poststellte umfasst die Gesamtheit der Prozesse und Strukturen, die zur Bearbeitung des digitalen Posteingangs (u.a. E-Mails, elektronisches Behördenpostfach), der Digitalisierung der analogen Post sowie der Verteilung notwendig sind.

Als wichtiges Teilziel für die Einrichtung einer E-Poststelle wurde im Kontext der DMS-Strategie in der LHP beschlossen, sich zunächst auf die Digitalisierung und elektronische Verteilung der zentral in der Poststelle eingehenden Papierpost zu fokussieren. Dies soll über die Einrichtung einer durch die LHP selbst betriebenen zentralen Scanstelle erreicht werden. Der Scanprozess in der zentralen Scanstelle soll konform zur TR-Resiscan des BSI umgesetzt werden, eine Zertifizierung wird jedoch nicht angestrebt.

Durch die zunehmende Digitalisierung und der damit verbundenen verstärkten Nutzung digitaler Kommunikationswege ist zwar zu erwarten, dass das Volumen des klassischen Papierpostverkehrs in Zukunft abnehmen wird, aufgrund von rechtlichen und sozialen Aspekten wird dieser alternative Kommunikationsweg jedoch weiterhin bestehen bleiben. In diesem Kontext sind insbesondere Kommunalverwaltungen wie die LHP als eine der wichtigsten staatlichen Anlaufstellen für Bürgerinnen und Bürger gefragt, Konzepte zu entwickeln, wie sie ihren Papierposteingang digitalisieren können, um eine medienbruchfreie elektronische Weiterverarbeitung der eingegangenen Dokumente sicherzustellen.

Für die Einrichtung der zentralen Scanstelle möchte die LHP zur Unterstützung in der Konzeptionierungsphase, bei der Anforderungserhebung, der Vergabevorbereitung und durchführung für die technischen Komponenten der Scanstraße sowie bei der Teststellung, Abnahme & Produktivsetzung der Scanstraße einen externen Dienstleister beauftragen.

Sofern nichts anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung mit Angebotseinreichung ausreichend.

Mit dem Angebot sind einzureichen:

- Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1). Im Falle einer
Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen.

- Eigenerklärung über die Unternehmensdarstellung (Bieter) mit folgenden Angaben: Name des Unternehmens, Rechtsform,
Registerart, Nummer der Eintragung, Registergericht, Genehmigungsnummer/-behörde, Unternehmensträger (z.B. Inhaber, Gesellschafter), Stammmkapital (soweit einschlägig), Vertretungsberechtigte Personen bzw. Organe (z.B. Geschäftsführer) sowie Geschäftsfelder des Unternehmens (Formular 4.5).

Im Falle einer Bietergemeinschaft muss die Erklärung zur Unternehmensdarstellung (Formular 4.5) von jedem Mitglied der Bietergemeinschaftvorgelegt werden.

Sofern nichts anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung mit Angebotseinreichung ausreichend.

Mit dem Angebot sind einzureichen:

- Eigenerklärung über mindestens zwei unternehmensbezogene Referenzen aus den letzten 5 Jahren (rückwirkend ab Angebotsfrist), die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbar sind (Formblatt 4.6): Als vergleichbare Leistung wird angesehen, welche den Grad im Umfang, in der Aufgabenstellung sowie in Organisationen im öffentlichen Sektor mit einer Größe von mindestens 1000 Beschäftigen erfüllen.

Hinweis zum Formblatt 4.6
Als Referenz werden auch Leistungszeiträume gewertet, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht abgeschlossen sind, in denen jedoch bis zur Abgabe des Angebotes die wesentlichen, mit dem hiesigen Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen, erbracht wurden.

Folgende Angaben zum Formblatt 4.6 sind zu tätigen:
- Auftragsgegenstand
- Leistungszeitraum
- Beschreibung der Leistung
- Kurze Beschreibung des Umsetzungsstandes bei noch nicht abgeschlossenen Referenzprojekten
- Auftraggeber
- Abteilung des Auftraggebers (ggf. Ansprechpartner) und Kontaktdaten (E-Mail und Telefonnumer).

Bei einer Bietergemeinschaft genügt es, wenn die Leistungsfähigkeit im Hinblick auf die unternehmerischen Referenzen für die
Bietergemeinschaft insgesamt durch Bündelung der Kapazitäten nachgewiesen wird.

- Eigenerklärung über Unteraufträge/Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (Formular 4.3). Es sind Angaben zu
tätigen, welche Teile des Auftrages das Unternehmen, unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt bzw. welche
Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu nehmen. (sofern einschlägig).

Sofern nichts anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung mit Angebotseinreichung ausreichend.

Mit dem Angebot sind einzureichen:

- Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.3)

Im Falle einer Bietergemeinschaft muss die Erklärung zur Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.3) von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden.

- Eigenerklärung der Bewerber-/Bietergemeinschaft, dass der bezeichnete bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem
Auftraggeber im Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung bei der Durchführung des Vertrages rechtsverbindlich vertritt; der bevollmächtigte Vertreter darf, mit uneingeschränkter Wirkung, für jedes Mitglied Zahlungen annehmen und alle Mitglieder haften für die Erfüllung des Vertrages als Gesamtschuldner (Formular 4.2) (sofern einschlägig).

- Infoblatt Datenverarbeitung Vergaben und Verträge

- Informationsblatt e-Vergabe

- Bewerbungsbedingungen (Formular 5.5)

- Angaben zur Abfrage von Eintragungen aus dem Wettbewerbsregister: Der Auftraggeber wird für den/die Wirtschaftsteilnehmer, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister gem. § 6 WRegG bei der Registerbehörde anfordern. Bewerber/Bieter aus anderen Mitgliedsstaaten haben daher auf Anforderung des Auftraggebers einen vergleichbaren Nachweis nach Maßgabe der Rechtsvorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, für den/die Wirtschaftsteilnehmer, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, zusätzlich einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern. Die vorgenannte Verfahrensweise gilt entsprechend.

Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind für jeden benannten Unterauftragnehmer / Eignungsverleiher separat
einzureichen:

- Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (Formular 4.1)

- Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formular 4.4)

- Vereinbarung zwischen dem Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmer/Verleiher von Arbeitskräften und (ggf. weiteren)
Nachunternehmern oder Verleihern (Formular 5.4)

siehe Vertragsentwurf

- keine -